Informations générales
Afin de fonctionner, les CEOS ont besoin d'un abonnement. Il existe deux types d'abonnement :
| Produit | Description |
| Abonnement de base CEOS (1 an) | Permet l'exploitation d'un Ceos dans le portail d'hypervision |
| Add-on modbus complémentaire (1 an) | Permet l'activation du modbus sur un CEOS. (Nécéssite également un abonnement de base) |
0.1 Facturation
Les abonnements Smart&Connective fonctionnent par principe de commande roulante. Durant le mois en cours, il est possible de commander autant d'abonnement que vous le souhaitez. Ceux ci vont venir s'ajouter à la commande en cours.
A la fin de chaque mois, la commande ouverte sera close et une seule facture sera générée.
Les commandes sont propres à chaque organisations, c'est à dire qu'a la fin du mois, une facture sera éditée pour chacune des organisations où au moins un abonnement a été ajouté.
Lors de la première année, lorsqu'un abonnement est ajouté à une commande, celui-ci a une durée de validité jusqu'au 31/12 de l'année en cours. Le tarif de chaque abonnement est donc calculé au pro-rata des jours restants dans l'année en cours.
Le renouvellement automatique a lieu 30 jours avant la fin de la durée de vie de l’abonnement, c'est à dire que les abonnements sont automatiquement renouvelés pour une période de un an, et une nouvelle commande sera facturée.
Cycle de facturation:
Un cycle de facturation est la période récurrente au cours de laquelle les charges d'un client sont calculées et suivies.
- À la fin de chaque cycle de facturation, une facture est générée pour récapituler tous les frais du mois.
- Le client est ensuite responsable du paiement de cette facture.
| Événement | Date | Description |
| Début du cycle | 1er jour du mois | Début de la période de facturation. |
| Fin du cycle | Dernier jour du mois | Fin de la période de facturation. |
| Génération de la facture | 1er jour du mois suivant | La facture est générée en fonction du cycle précédent. |
| Date limite de paiement | 30 jours après facturation | Dernier jour pour régler la facture avant d’entrer en période de grâce. |
| Expiration de la période de grâce | 30 jours après échéance | Si la facture n'est toujours pas payée, des restrictions d'accès sont appliquées. |
Mise en situation 1 :
Je suis propriétaire d'une unique organisation. Mon organisation compte 10 sites (comportant chacuns un seul CEOS). Une seule entité sera facturée pour les 10 sites. Les installations des sites débutent le 05/03.
- Entre le 05/03 et le 31/03, j'installe 5 CEOS : Lors de chaque installation, je peux commander un abonnement de base pour mes CEOS. Chaque nouvel abonnement vient s'ajouter à la commande du mois de Mars. Le prix de chaque abonnement dans la commande de Mars est calculé au pro-rata annuel des jours restants.
- Au 01/04, la commande du mois de Mars est clôturé et facturé.
- Entre le 01/04 et 30/04, je finis les déploiements des 5 CEOS restants. Je commande donc mes abonnement au fil du mois d'Avril, ceux ci sont ajoutés à la commande du mois d'Avril.
- Au 01/05, la commande d'Avril est clôturée et facturée. Celle ci comportant les 5 derniers CEOS uniquement.
- Au 31/12 de l'année en cours, l'ensemble de mes 10 abonnements arrivent à expiration, une nouvelle commande est générée pour le mois de Janvier. Le tarif des 10 abonnements étant calculé pour l'année +1 complète cette fois ci.
Mise en situation 2 :
Je suis responsable de deux organisation, la franchise de magasins Smart&Fashion (10 sites) et le groupe hôtelier Smart&Chill (1 seul site).
- Si une seule entité doit être facturée pour les deux franchises :
- Je souhaite une seule facture pour les 11 sites : Je regroupe les sites dans la même organisation
- Je souhaite une facture par franchise : Je regroupe mes 10 magasins dans une organisation, et mon hôtel dans une autre organisation.
- Si deux entités différentes reçoivent la facture :
- Mes 10 magasins doivent être dans une organisation, et mon hôtel dans une organisation différente.
Mise en situation 3 :
Je suis propriétaire de la franchise de magasins Smart&Fashion comportant 10 sites. Chaque site doit être facturé indépendamment.
- Je dois créer une organisation différente par site. Dans ma liste de commande, je trouverais alors une commande/facture pour chacune des organisations.
0.2 Tarification
Les tarifs affichés dans la fenêtre d'ajout de nouveau abonnement correspondent au tarif hors taxe pour un an complet d'abonnement.
Deux réductions peuvent s'appliquer par dessus le tarif de base :
- Le pro-rata annuel : Lors de l'ajout d'un abonnement, le pro-rata annuel est calculé selon les jours restants de l'année en cours. Par exemple, j'ajoute mon abonnement le 14/07, cela correspond a 46.58% des jours restants sur l'année en cours. Mon abonnement sera donc facturé au tarif de base avec une réduction de 46.58%.
- La réduction d'organisation : Une réduction en pour-cent (au dessus d'un certain montant de commande) peut également être appliqué selon les organisations. Celle-ci n'est calculée qu'a la clôture de la facture. C'est à dire que vous ne verrez la mention de la réduction qu'une fois la commande close et facturée. Par exemple, mon organisation a 20% de réduction au dessus de 1€ de commande. Mon abonnement sera donc ajouté à la commande avec son pro-rata annuel de 46.58%. A la fin, du mois, je recevrais une facture HT de [tarif de base] * (1-46.58%) * (1-20%).
0.3 Activation - Annulation - Expiration des abonnements
Lorsqu'un abonnement vient d'être ajouté, celui-ci est au statut "NOUVEAU". Lorsque cet abonnement est affecté à un CEOS, il passe au statut "ACTIF".
Durant le mois où un abonnement a été ajouté, celui ci peut être supprimé à condition qu'il soit toujours au statut "NOUVEAU".
A la fin du mois, tous les nouveaux abonnements sont automatiquement activés. Ils sont donc facturés et ne peuvent plus être supprimés.
Il est néanmoins possible d'annuler le renouvellement d'un abonnement actif. Cela signifie qu'au 31/12 celui-ci expirera automatiquement et ne sera pas renouvelé. Si tel est le cas, cet abonnement passera au statut "EXPIRE" à la fin de sa durée de validité. Il ne sera donc plus utilisable.
Pour annuler le renouvellement automatique d'un abonnement :
Se rendre sur le portail d'Hypervision puis dans la section "Abonnements". Sélectionner le ou les abonnements concernés puis annuler le renouvellement automatique. Les abonnements doivent être annulés au moins 30 jours avant la fin de la période de l'abonnement.
1. Remplissage des informations de facturations
Les factures des abonnements seront émises par organisation. Les sites facturés des entités différentes ne doivent donc pas appartenir à la même organisation.
Les informations de facturation de chaque organisations doivent être remplis depuis la page d'édition de l'organisation (Onglet "Organisations" > Clique sur l'organisation correspondante > Depuis onglet "Détails" cliquer sur le bouton d'édition du paragraphe facturation).
Les informations saisies doivent être exactes. Le numéro de TVA est automatiquement soumis a validation VIES. Si une erreur survient lors de l'enregistrement, veuillez vérifier la conformité du numéro de TVA.
2. Ajout d'un ou plusieurs abonnements
Se rendre dans la section "Abonnements", puis cliquer sur .
Sélectionner ici l'organisation pour laquelle vous souhaitez ajouter des abonnements. Sélectionner ensuite les quantités souhaitées.
Une fois ajoutés, vous retrouverez vos abonnements dans la section "Abonnements". Une commande sera également crée dans l'onglet "Commandes".
3. Affectation d'un abonnement à un CEOS
Dans l'onglet "Ceos" vous trouverez la liste de vos Ceos ainsi que les numéros des abonnements liés à chacun des CEOS. Chaque abonnement ayant un numéro unique. Si votre CEOS n'a pas encore d'abonnement lié, vous pouvez lui lier un abonnement disponible.
Sélectionner un ou plusieurs CEOS puis cliquer sur .
Il sera alors demandé de choisir entre "Créer un lien" et "Supprimer le lien". Ainsi que le type d'abonnement (Abonnement de base ou add-on Modbus).
Il sera ensuite possible d'affecter les abonnements à chacun des CEOS. (En cas de grand nombre de CEOS, le bouton "Remplir automatiquement" rendra la tâche plus rapide.
Le/Les CEOS sont à présent prêt à fonctionner.
4. Suivis des commandes
Vous retrouverez l'ensemble de vos commandes dans l'onglet "Commandes". Cliquer sur la ligne correspondante d'une commande permettra d'en afficher les détails.
Attention : Tant que la commande est au statut "OUVERT", la potentiel réduction d'organisation n'est pas encore prise en compte dans les tarifs affichés. Celle ci n’apparaîtra que sur la facture finale au début du mois suivant.